Krzysztofie, bardzo dziękuję za list. Cieszę się, że Twoje marzenia się spełniają i praca w nowej firmie sprawia Ci tyle satysfakcji. Propozycja bycia liderem zespołu, którą dostałeś jest zapewne wyrażeniem uznania dla Twoich dotychczasowych osiągnięć, jak również stanowi wyzwanie i szansę dalszego rozwoju.

Pytasz mnie o radę na co powinieneś zwrócić uwagę jako lider nowo tworzonego zespołu. Postaram się odpowiedzieć, choć musisz pamiętać, że skuteczne budowanie zespołu zależy od wielu, często specyficznych dla danej grupy osób, czynników. Wśród nich znajdziesz m.in. cel oraz charakter powierzonego zadania, predyspozycje i oczekiwania ludzi tworzących zespół, jak również kontekst organizacyjny w jakim zespół jest powoływany do życia. Na wiele szczegółów będzie czas potem, ale dziś napiszę Ci o trzech kluczowych kwestiach, na które powinien zwrócić uwagę każdy „nowy” lider. Są to w mojej ocenie zagadnienia dotyczące wszystkich zespołów, jak również takie, które niezależnie od realizowanego celu, decydują o jakości wspólnej pracy.

Podstawą Twojego działania jako lidera zespołu, będzie właściwe zrozumienie tego, co ma być rezultatem waszego zespołowego działania. Odpowiedz sobie na pytanie, czym dla Ciebie będzie sukces Waszego zespołu oraz na co będziesz zwracał uwagę monitorując w jakim stopniu go osiągacie? Wiele osób rezultat zespołowy sprowadza do osiągnięcia mierników celu postawionego liderowi/zespołowi. To niewątpliwie warunek konieczny, jednak czy wystarczający? Zależy to głównie od charakteru zespołu i powierzonego mu zadania. Można sobie wyobrazić zespół projektowy, składający się z wybitnych specjalistów, którzy zostali połączeni w zespół tylko po to, by rozwiązać jakiś bardzo pilny (w domyśle kryzysowy) problem i po zakończeniu pracy zespół przestanie istnieć. W takiej sytuacji liczy się wynik ich pracy, a im poważniejszy problem, tym dominacja wyniku, jest mocniejsza. Jednak w przypadku większości zespołów, które działają w organizacjach liczy się zarówno „co” zespół wypracowuje, jak również „jak” to robi. Koncentracja na tym „co” i „jak”, decyduje nie tylko o „twardych” wynikach, ale wpływa także na satysfakcję ludzi pracujących w zespole, na wykorzystywanie i rozwijanie indywidualnych kompetencji, jak również decyduje o tym czy zespół jako całość jest coraz sprawniejszy i w przyszłości będzie gotów z sukcesem zrealizować kolejne, może nawet ambitniejsze wyzwania. To znacznie szersza perspektywa patrzenia na rezultaty niż tylko przez pryzmat wykonania zleconego zadania. Zgodnie z rekomendacjami wybitnego badacza zespołów, Richarda Hackmana, dobry zespół charakteryzuje się tym, że spełnia (a nawet przekracza) oczekiwania odbiorców swojej pracy, rozwija się (jest coraz sprawniejszy w działaniu i gotowy do podejmowania się nowych wyzwań), zaś jego członkowie mają poczucie osobistego rozwoju i satysfakcję ze wspólnego działania. Więcej na ten temat możesz przeczytać w fascynującej książce Hackmana „Leading Teams”[1]. Każdy lider przyjmuje (bardziej lub mniej świadomie) jakąś perspektywę sukcesu zespołowego. Ma to wpływ na jego oczekiwania wobec siebie i innych, jak również wpływa na konkretne działania w ramach pracy zespołu. Dlatego warto od czasu do czasu poświęcić chwilę na to, by świadomie przeanalizować zagadnienie czym dla Ciebie są/będą dobre rezultaty zespołowe.

Drugą kluczową kwestią jest odpowiedź na pytanie jaki rodzaj zespołu, w przypadku waszego zadania, jest/będzie optymalny. Używając metafory sportowej, masz do wyboru „załogę wioślarską”, gdzie wszyscy płyniecie jedną łódką, wasza praca jest ściśle skoordynowana i nawet najmniejszy błąd jednej osoby może zniweczyć efekt zespołowy lub jesteście „drużyną skoczków narciarskich”, dla której wynik zespołowy stanowi sumę waszych rezultatów osiągniętych poprzez skoki indywidualne. To pytanie o współzależność między członkami grupy: ile w pracy będzie elementów zespołowych (wszyscy razem), a ile drużyny/grupy (suma indywidualnych osiągnięć)? W szczegółach przekłada się to na konkretne mechanizmy wspólnej pracy, decydujące o tym jak blisko członkowie pracują ze sobą, nad czym pracują wspólnie, a które zadania wykonują indywidualnie, jakimi informacjami i w jaki sposób dzielą się ze sobą, w jaki sposób są alokowane i rozliczane zadania oraz koordynowane wysiłki całej grupy. W różnych organizacjach, jak również w różnych zespołach, można dostrzec tendencje do bardziej zespołowego lub grupowego sposobu organizacji pracy. Nie bez znaczenia są tu preferencje członków zespołu/grupy (z liderem na czele). Jednak podstawowym kryterium wpływającym na wybór odpowiedniej formy pracy zespołowej zawsze jest charakter wyzwania, z którym mierzą się współpracujący ze sobą członkowie. W życiu codziennym odpowiedź „jak pracujemy” często jest wręcz oczywista. Gdy na przykład muszę z moimi dwoma braćmi wnieść ciężką szafę do pokoju na piętro, możemy to zrobić wyłącznie wspólnie. Jednak gdy wiosną trzeba przekopać ogródek u babci na działce, wówczas najwygodniej pracę podzielić między nas tak, by każdy mógł ją wykonać indywidualnie w dogodnym dla niego czasie. W wyzwaniach, z którymi mierzą się zespoły w organizacjach często nie jest to już tak oczywiste, a złożoność pracy wymaga zarówno pracy wspólnej, jak również pracy indywidualnej. Dlatego jako lider zespołu powinieneś uważnie zastanowić się nad pytaniem: czym jest/powinna być współzależność w Twoim zespole? Odpowiedź wpłynie na wiele szczegółowych rozwiązań dotyczących efektywnego zorganizowania waszej pracy.  Wpłynie również na oczekiwania wobec Twoich działań jako lidera zespołu, gdyż inne elementy decydują o sukcesie w zarządzaniu zespołem, a inne w zarządzaniu grupą.

Trzecia kwestia, która w sytuacji zarządzania zespołem jest równie istotna to budowanie właściwego klimatu zespołowego. Klimatu, który będzie wspierał wasz zespołowy wysiłek. Ludzie pracując wspólnie zawsze wpływają na siebie nawzajem. Z perspektywy uzyskiwanych wyników, jakości współpracy i satysfakcji członków zespołu, wpływ ten może być korzystny lub wręcz przeciwnie. Decyduje o tym właśnie klimat zespołu. Gdy jest odpowiedni, ludzie gotowi są do większego zaangażowania, mają silniejsze poczucie identyfikacji z zespołem i jego celami, bardziej im zależy na sukcesie całej grupy, mają większą otwartość na wzajemną pomoc, dzielenie się wiedzą, informacjami i posiadanymi zasobami. Gotowi są też do bardziej odważnego podejmowania się zadań, nawet jeśli wiedzą, że muszą rozwinąć swoje kompetencje by im sprostać. W odpowiednim klimacie zespołowym, współpraca z innymi wydobywa z nas to co najlepsze. Działa to także w drugą stroną, tzn. jeśli klimat zespołowy jest niesprzyjający, to członkowie zespołu unikają współpracy. Ich identyfikacja z zespołem opiera się przede wszystkim na tym, że zostali przypisani do danej grupy, jednak ich działania skupiają się przede wszystkim na ochronie własnych, indywidualnych interesów. Jeśli klimat jest bardzo zły, zamiera otwarta komunikacja (i jakakolwiek współpraca) między członkami zespołu, a czasami dochodzi do okazywania sobie silnej niechęci lub wrogości (w jawny lub też bardziej skrywany sposób). Klimat zespołowy tworzy się w wyniku wspólnych, codziennych doświadczeń członków grupy ze sobą. Wpływa na to wiele czynników – przede wszystkim sposób w jaki sposób ludzie komunikują się ze sobą, ale także charakter wyzwania zespołowego, kompetencje i preferencje osób tworzących zespół, ich dotychczasowe doświadczenia, czy też kultura firmy, w której działa zespół. Czynnikiem nie do przecenienia, tworzącym klimat w zespole, jest zachowanie lidera, jego wiarygodność, normy i zasady, których wymaga od siebie i innych członków. Musisz o tym pamiętać i troszczyć się w jaki sposób Ty, swoim przykładem oraz poprzez formułowane oczekiwania przywódcze wpływasz na budowanie korzystnego klimatu zespołowego. Od strony praktycznej podstawę stanowi konstruktywny sposób komunikowania się z innymi. Możemy to robić tak, że ludzie wokół będą się czuli wspierani i zachęcani do otwartej komunikacji/współpracy lub wręcz przeciwnie – będą przyjmować zachowawcze, obronne postawy wobec siebie nawzajem. Mówimy o tak zwanej komunikacji wspierającej i defensywnej. Moi przyjaciele z firmy, w której pracuję napisali o tym ciekawy artykuł – znajdziesz go TU.

Sądzę, że trzy kwestie, o których napisałem powyżej, są uniwersalnymi wskazówkami dla każdego lidera zespołu, a odpowiedzi na zadane pytania wyznaczą konkretne, optymalne rozwiązania dla wspólnie pracującej grupy ludzi. Z ciekawością czekam na nasze spotkanie, gdy będziemy mogli już porozmawiać o szczegółach Twojego przywódczego wyzwania.

Życzę Ci powodzenia

Henryk

Źródło:

[1] J. Richard Hackman, Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (2002) wyd. Harvard Business Review Press.