Warsztat strategiczny to przede wszystkim proces intelektualny, odwołujący się do wiedzy merytorycznej uczestników i angażujący ich procesy myślowe. Zapewne dlatego większość prowadzących koncentruje się na zaplanowaniu jak najlepszej metodologii by: nadać odpowiednią strukturę generowania pomysłów, przyjąć efektywny system porządkowania i grupowania informacji, zaproponować akceptowalny tryb podejmowania decyzji, a na koniec jak najlepiej przedstawić efekty pracy.

Skupiając się na tych punktach robimy założenie, że uczestnicy, zazwyczaj najwyższa kadra menedżerska, są zmotywowani, zdeterminowani i przygotowani do warsztatu. Rzadko uwzględniamy ryzyko, że tak nie będzie.

Tymczasem większość niepowodzeń procesów strategicznych bierze się nie stąd, że uczestnicy nie mają wystarczającej wiedzy by taki warsztat odbyć (no chyba że kadra zarządzająca jest przypadkowa, ale dotąd nie spotkałam się z taką sytuacją), ale dlatego, że uczestnicy nie byli w pełni zaangażowani na każdym etapie procesu. A przecież podstawą zaangażowania są emocje, a nie intelekt.

Najnowsza metodyka prowadzenia warsztatów strategicznych uwzględnia większe angażowanie ludzi: Coraz częściej wykorzystuje się wizualizacje i różnorodne wspomagające narzędzia (wielkoformatowe tablice, sketchnoting, gotowe rysunki, metafory, storytelling i inne). Zachęcam jednak do popatrzenia na grupę strategiczną jak na grupę zwykłych ludzi, którzy wnoszą na salę swoje emocje i potrzeby: ciekawość, współzawodnictwo, pasje, ale też lęki, obawy, frustracje, czasem złość. Bo nawet jeśli to kadra zarządcza, to jest to grupa, jak każda inna, a ta zawsze poddaje się procesowi grupowemu.

Przyjrzyjmy się zatem pokrótce temu procesowi i sprawdźmy, czy przygotowując i realizując warsztaty strategiczne nie pomijamy jakiegoś ważnego aspektu.

Faza pierwsza: Forming

Pierwszą fazą tworzenia się grupy jest tzw. formowanie (forming). To tutaj zapada faktyczna (a nie tylko pozorowana) decyzja każdej osoby o udziale w grupie. O ile decyzje dotyczące fizycznej obecności są oczywiste, to decyzja na temat rzeczywistego poziomu zaangażowania już nie. Praca grupy, która znajduje się na tym etapie procesu, wydaje się poprawna. Członkowie zdają się współpracować, agenda jest realizowana. Ale tak naprawdę grupa pozoruje współpracę. Na jawnym poziomie funkcjonowania dominują pozytywne emocje, na poziomie ukrytym funkcjonuje lęk przed odrzuceniem w sytuacji ujawniania siebie. Uczestnicy w wyniku autocenzury mogą unikać konfrontacji, a tym samym nie wyrażać swoich opinii. Grupa podatna jest na naciski dysydentów, a podejmowanie decyzje często błędne z powodu większej dbałości o grupę niż o merytorykę. Ponieważ członkowie nie czują się jeszcze bezpiecznie (grupa nie wypracowała zasad, które by ich chroniły), pozorują jednomyślność by zachować złudzenie bezpieczeństwa. W miarę trwania procesu grupowego dochodzą do głosu indywidualne opinie, a poszczególni członkowie testują granice zachowań, na jakie mogą sobie pozwolić zarówno w stosunku do prowadzącego, jak i pozostałych członków.

Faza druga: Storming

Kolejnym ważnym elementem procesu grupowego jest ujawnianie własnych potrzeb, co prowadzi nieuchronnie do konfliktów Konflikt, z łac. conflictus, oznacza zderzenie — zwykle zderzają się poglądy, potrzeby, motywy działania, interesy. Ten etap rozwoju grupy nazywany jest też etapem ścierania lub burzy (storming). Członkowie grupy reagują emocjonalnie na oczekiwania wyrażane przez poszczególne osoby, a zarazem pokazują swoją indywidualność. Poglądy zaczynają się polaryzować. Konflikty to nic innego jak emocjonalne wyrażanie siebie i swoich opinii. Grupa jeszcze nie wypracowała wspólnych zasad, dlatego rozwiązywanie konfliktów nie jest łatwe. To etap chyba najbardziej nielubiany przez trenerów i moderatorów. Prowadzący warsztat i grupa czasami boją się osób zgłaszających jakikolwiek sprzeciw dotyczący działania grupy — wydaje im się to zagrożeniem dla spójności i dobrej atmosfery. W rzeczywistości osoby, które wyrażają swoje niezadowolenie, sceptycyzm, obawy czy opory, są tak naprawdę sprzymierzeńcami prowadzącego. Ich niechęć czy opór wyrażane w postaci trudnych pytań czy podważania niektórych kwestii popycha grupę do przodu i zmusza do działania. W każdej grupie istnieje więc pewien potencjał konfliktów, który jest normalną fazą rozwoju grupy. Nie jest możliwe, żeby członkowie danej grupy cały czas myśleli w ten sam sposób i mieli ten sam, niezmienny zakres potrzeb. Istotne jest, by konfliktem zarządzać w taki sposób, aby służył on rozwojowi grupy. Próba ominięcia konfliktów ostatecznie spowoduje, że grupa nie będzie działała efektywnie, ponieważ nie będzie umiała dojrzale mierzyć się z powstającymi na bieżąco problemami. Konflikt może przynieść sporo pozytywnych skutków, wśród których najważniejsze wydaje się jasne i otwarte nazwanie ukrywanych wcześniej różnic i problemów.

Faza trzecia: Norming

Kolejnym zadaniem uczestników grupy jest więc nauczenie się konstruktywnego konfrontowania w momencie powstania konfliktu i rozwiązania go. Grupa zaczyna tworzyć konstruktywne zasady działania. Powstają reguły, a grupa wkracza w kolejny, trzeci etap rozwojowy (norming). Członkowie grupy stają się bardziej otwarci na siebie. Zespół zaczyna działać harmonijnie. Pojawiają się nowe pomysły i cenne rozwiązania.

Jeśli prowadzący umiejętnie doprowadzi do tego etapu uczestnicy swobodnie wyrażają siebie i swoje opinie. Są również gotowi na słuchanie innych i przyjmowanie innego punktu widzenia. Po wcześniejszym wyrażeniu negatywnych emocji spada niepokój i lęk i do głosu dochodzą merytoryczne argumenty. Dyskusja idzie bardziej w kierunku szukania rozwiązań, niż przekonywania. Niektórzy muszą zrezygnować ze swoich pomysłów na rzecz wyższego dobra, jakim jest wypracowywanie wspólnego rozwiązania. To też etap, w którym następuje identyfikacja z wypracowanymi efektami, uczestnicy przejmują odpowiedzialność za nie i są gotowi na działanie (performing).

Faza czwarta: Performing

To ostatnia, czwarta faza rozwoju grupy. To czas na kreatywność i twórcze działanie. Podczas warsztatów strategicznych następuje wówczas tworzenie planów działania. Jeśli zespół przeszedł pomyślnie przez poprzednie fazy, uczestnicy są zaangażowani i zidentyfikowani z wypracowanymi rozwiązaniami. Cel został osiągnięty, a grupa jest gotowa do działania. Nabyła pozytywnie doświadczenie rozwiązywania konfliktu i budowania własnych zasad. Posiada własną tożsamość, bez zawłaszczania tożsamości jej członków.

Przygotowując warsztat strategiczny warto więc poświęcić czas i przygotować również narzędzia do pracy z grupą na różnych etapach jej rozwoju. Bo przecież nie chodzi o stworzenie kolejnego „martwego” dokumentu strategicznego, ale o zbudowanie zaangażowania uczestników do wdrożenia wypracowanego modelu działania.