Komunikacja jest jednym z głównych wyzwań we współpracy zdalnej. Odpowiednie zadbanie o nią jest zatem jednym z kluczowych warunków sukcesu w sytuacji kiedy współpracujemy na odległość. Na efektywną komunikację składa się kilka elementów. Po pierwsze są to interpersonalne umiejętności komunikowania się takie jak słuchanie, mówienie i pisanie. W kontekście komunikacji zdalnej te umiejętności mają również swoją specyfikę, zwłaszcza słuchanie i mówienie. Po drugie efektywna komunikacja to dobrze zorganizowana komunikacja, czyli taka która ma swój określony cel i plan. Szczególnie jest to istotne, np. w przypadku spotkań. Trzecim elementem jest odpowiedni dobór sposobów komunikacji. Jednym ze sposobów jest wspomniane przed chwilą spotkanie innym, np. wysłanie maila. Przyjrzyjmy się jakimi sposobami komunikacji we współpracy zdalnej dysponujemy i jak je adekwatnie stosować.

Sposoby komunikacji zdalnej

Sposoby komunikacji zdalnej można podzielić na synchroniczne i asynchroniczne. Synchroniczna komunikacja wymaga dostępności w tym samym czasie wszystkich uczestników tej formy komunikacji. Może ona być realizowana poprzez spotkanie zespołowe online, spotkanie 1 na 1 online i rozmowę telefoniczną. Komunikacja asynchroniczna nie wymaga obecności uczestników komunikacji w tym samym czasie (e-mail, SMS, czat, udostępnianie zadań, udostępnianie dokumentów).

Dbając o efektywność współpracy warto każdy ze sposobów stosować adekwatnie do sytuacji. Na przykład w sytuacjach wymagających rozmowy warto stosować synchroniczne sposoby, a na przykład w sytuacjach wymagających po prostu przekazania informacji – asynchroniczne. Czasami w prostych sprawach wykonanie telefonu pozwala załatwić sprawę w ciągu 2 minut zamiast prowadzenia długiej wymiany mailowej. W innych, złożonych sprawach, praca na udostępnionym dokumencie zainteresowanym osobom może okazać się bardziej efektywna niż niekończące się dyskusje na spotkaniu online. Kluczem do efektywnej współpracy jest zatem dostosowanie sposobu komunikacji do jej celu oraz odpowiednie wykorzystywania wybranej formy komunikacji.

Synchroniczne sposoby komunikacji zdalnej

Największą zaletą synchronicznych sposobów komunikacji jest możliwość uzyskiwania bezpośredniej reakcji jej uczestników. Są one również bardzo angażujące jej uczestników.

Spotkanie zespołowe online. Jak sama nazwa wskazuje jest to spotkanie co najmniej kilku osób odbywające się za pomocą platformy do takich spotkań. Kluczem do efektywnego spotkania jest określenie jego konkretnego celu, np. „Podjęcie decyzji w sprawie wyboru systemu wymiany dokumentów”, „Zebranie pomysłów na rozwiązanie problemu zbyt długich spotkań”. Częstym błędem jest zbyt ogólny cel spotkania, np. „Omówienie projektu Sigma”. Cel spotkania, to odpowiedź na pytanie „Z czym chcemy wyjść ze spotkania?”. Innym ważnym kryterium efektywnego spotkania jest czas jego trwania. Nie powinny być one zbyt długie. W przypadku spotkań zdalnych nie powinny one trwać dłużej niż 45-60 minut. W przypadku dłuższego spotkania wskazana jest przerwa. Warto uważać, żeby nie robić zbyt dużej ilości spotkań zespołowych. Jest to kosztowne rozwiązanie biorąc pod uwagę ilość osób w nich uczestniczących. Częstym błędem jest organizowanie przez menedżerów spotkania zespołowego na którym przeprowadzane są rozmowy 1 na 1 z każdym pracownikiem o statusie realizacji indywidulanych zadań. Warto się zastanowić, czy możemy osiągnąć nasz cel stosując inny sposób komunikacji. W powyższej sytuacji poprzez spotkania 1 na 1 online.

Spotkanie 1 na 1 online. Będąc menedżerem warto podzielić ten spotkania na te podczas których my mamy sprawę do pracownika (np. rozmowa delegująca, rozmowa monitorująca, rozmowa o problemach, rozmowa podsumowująca) oraz te kiedy pracownik ma do nas sprawę (np. prośba o wsparcie w zadaniach, nad którymi pracuje). W przypadku tych pierwszych to menedżer odpowiada za agendę spotkania, a tych drugich – pracownik. Spotkania 1 na 1 warto robić cyklicznie. W przypadku spotkań, które mają odpowiedzieć na potrzeby pracownika mogą się one odbywać co najmniej raz na dwa tygodnie. Spotkania monitorujące natomiast mogą wymagać cotygodniowego cyklu. Częstość przeprowadzania spotkań zależy w dużej mierze od doświadczenia pracownika i intensywności współpracy z nim.

Rozmowa telefoniczna. Ten sposób od strony technicznej różni się od powyższych tym, że tutaj tylko się słyszymy, a w powyższych również widzimy. Biorąc jednak po uwagę współczesne telefony ta różnica się zaciera, bo pozwalają one komunikować się również z funkcją widzenia się nawzajem. Poza tym do spotkań online można dołączyć do nich dzwoniąc na numer telefoniczny w przypadku trudności z łączem internetowym. Rozmowa telefoniczna wydaje się jednak najszybszym i najprostszym sposobem komunikacji synchronicznej. Wymaga ona tylko znajomości wzajemnej dostępności, na którą warto się umówić jako regułę współpracy. Zdarza się również, że telefonicznie szybciej załatwimy niektóre sprawy, niż np. długą wymianę mailową. Rozmowę telefoniczną warto stosowań do krótkich rozmów lub jako alternatywę do spotkań online.

Asynchroniczne sposoby komunikacji zdalnej

Te sposoby komunikacji są szczególnie cenione przez zespoły stale współpracujące w formule zdalnej.

Ich zaletami jest możliwość pracy przy ograniczonych zakłóceniach ze strony innych. Wymagają one zatem umówienie się co najmniej w ramach zespołu na czas kiedy jesteśmy dostępni dla innych i kiedy nie jesteśmy dostępni, tj. kiedy odbierzemy telefon, a kiedy tego nie zrobimy i odzwonimy później. Niewątpliwą zaletą tych sposobów jest to, że dają one możliwość na przemyślenie odpowiedzi. Szczególnie w sytuacjach tego wymagających warto je stosować. Z racji tego, że asynchroniczne sposoby komunikacji mają formę pisemną pozwalają one dokumentować to co było przedmiotem tej komunikacji. Dodatkowo współpracując globalnie uniezależniamy się od stref czasowych.

E-mail. Ten sposób komunikacji jest dość powszechny. Warto przy nim zwrócić uwagę na kilka rzeczy. Nie warto używać maila do prowadzenia rozmów. Tak jak pisałem wcześniej czasami wystarczy krótka rozmowa telefoniczna zamiast długiej wymiany mailowej. Mail służy do przesłania np. podsumowania spotkania, informacji nie wymagających omówienia lub tych z którymi warto się zapoznać przed spotkaniem. Jest również dobrym sposobem do przesłania lokalizacji udostępnionych dokumentów. Dobre używanie maila wymaga również umiejętności pisania zwięźle i treściwie. Pomocna może być tu technika 5W+H. Nazwa techniki jest angielskojęzycznym akronimem kluczowych pytań: what? (kto?), who? (co?), where? (gdzie?), when? (kiedy?), why? (dlaczego?) i how? (jak?). Pisząc maile warto dać odpowiedzi na te pytania.

SMS. Ten sposób nie wymaga zapewne specjalnych wyjaśnień. Pamiętajmy jednak, że służy ona do szybkiej i krótkiej komunikacji pisemnej, tj. do szybkiego i krótkiego pytania oraz szybkiej i krótkiej odpowiedź. Uważajmy również na to, że SMS-y szybko się dezaktualizują w tym znaczeniu, że ktoś może odczytać SMS-a i na niego nie dopowiedzieć. Nie przesyłajmy zatem zbyt długich SMS-ów i piszmy je w godzinach pracy.

Czat. W tej formie komunikacji w prosty sposób może jednocześnie uczestniczyć więcej osób. Możemy mieć do niej również dostęp z różnych urządzeń. Dają łatwą możliwość przesyłania załączników i dokumentują wymianę informacji między uczestnikami. Są również częścią różnych platform do współpracy zdalnej.

Udostępnianie dokumentów. Warto docenić ten sposób komunikacji i dobrze go sobie zorganizować. Zadbajmy tutaj o bezpieczeństwo danych korzystając z rozwiązań rekomendowanych przez dział IT. Najczęściej będzie to dysk firmowy lub bezpieczne rozwiązanie chmurowe. Oprócz kwestii technicznych bardzo ważna jest organizacja dokumentacji na wspólnym dysku. Kryterium dobrej organizacji jest łatwość dotarcia do potrzebnych dokumentów przez wszystkie osoby zainteresowane. Pomocna jest w tym struktura folderów, którą warto stworzyć biorąc pod uwagę główne działania zespołu, np. sprzedaż, klienci, projekty itd.

Udostępnianie zadań. Ta forma komunikacji jest bardzo przydatna przy określaniu zadań, przypisywaniu odpowiedzialności za nie i monitorowaniu ich realizacji. Warto sprawdzić, czy potrzebujemy tego do działań 1 na 1 z naszymi pracownikami, czy do współpracy zespołowej. Pomocne mogą tutaj być rozwiązania ogólnie dostępne, np. do współpracy 1 na 1 funkcja zadania w programie Outlook pozwalająca współdzielić i przydzielać zadania. Do współpracy zespołowej przydatna może być, np. aplikacja Microsoft Planner. Jeżeli pracujemy w formule mieszanej warto wybrać jedno narzędzie – zgodnie z prawem Segala: „Człowiek z jednym zegarkiem wie, która jest godzina. Człowiek z dwoma nigdy nie jest pewien”. W wyborze narzędzia należy się kierować jego dostępnością dla innych, prostotą oraz tym, żeby było używane, bo gdy nie będziemy z niego korzystać na co dzień w niczym nam nie pomoże.

Rzeczywistość współpracy zdalnej sprawia wiele wyzwań. Jednym z nich jest właśnie komunikacja, a komunikacja to ludzie. Parafrazując Johna Hestera i Dobie Houson pamiętajmy, że to nie my mamy służyć technologii pomocnej w komunikacji, tylko ona nam.