Moja koleżanka z zespołu, trenerka i negocjatorka Joanna Sobczyk-Dyjak twierdzi, że „chamstwo drugiej strony jest jej osobistą tragedią” i to jedno z tych zdań, o których warto pamiętać w trakcie rozmowy z agresywnym partnerem w negocjacjach. Jak budować siłę w relacji z dominującym partnerem, od którego zależy ważna część naszych dochodów, a który krzyczy, milczy, prycha, albo robi miny usiłując okazać lekceważenie, pośpiesza rozmówców, nie słucha, podważa sens prowadzenia negocjacji ze względu na naszą płeć, wiek albo pozycję zawodową, przerywa rozmowy, żąda zmiany negocjatorów, podważa prawdomówność i puentuje nasze wypowiedzi wzgardliwym słówkiem „bzdura”?

O czym warto pamiętać w takiej sytuacji?

Po pierwsze, „zawołaj ducha po imieniu”. Duch zawołany po imieniu, traci moc. Nie chodzi oczywiście o powiedzenie drugiej stronie, że zachowuje się agresywnie. Wystarczy, że to zauważysz i nazwiesz, sam ten krok jest już pomocny.

Po drugie, Twoim zadaniem w negocjacjach jest generowanie zysku. Można powiedzieć nawet więcej: „masz wyjść z rozmów z zyskiem i zostawić drugą stronę z satysfakcją”. Zanim cokolwiek zrobisz lub powiesz, zastanów się czy przyniesie Ci to zysk, czy satysfakcję. Czy podniesiony głos Twojego rozmówcy lub złośliwe komentarze zmniejszają wartość negocjowanej transakcji? Skoncentruj się na przedmiocie negocjacji, pomiń zachowania i słowa, które nie dotyczą sedna sprawy.

Po trzecie, oddziel ludzi od problemu. Bądź miękki wobec ludzi i twardy wobec problemu. Nie podejmuj relacyjnych potyczek. Jeśli Twój partner w negocjacjach krzyczy „Pani jest idiotką!”, nie przekonuj go, że jest inaczej, a tym bardziej nie sugeruj, że on jest kretynem. Rozmowa o waszych intelektualnych potencjałach nie popchnie sprawy do przodu i nie wpłynie na Twój zysk z tej transakcji. Możesz powiedzieć np. „rozumiem, że propozycja, którą przedstawiłam nie w pełni odpowiada Państwa oczekiwaniom” albo „rzeczywiście, chyba się zgubiłam, czy możemy przeanalizować to jeszcze raz, na czym stanęliśmy?”. Im bardziej agresywnie zachowuje się Twój partner, tym ważniejsze staje się spowolnienie reakcji.

Po czwarte, zwolnij, kontroluj swoje reakcje i stąpaj z wyczuciem. Waż każde wypowiadane słowo. Gdy ktoś zada Ci pytanie wcale nie musisz odpowiadać na nie od razu. Umiejętność szybkiego odpowiadania na pytania jest przydatna w Familiadzie, w negocjacjach bardziej opłaca się powiedzieć „to, co Pan mówi mnie zaskoczyło, muszę się nad tym zastanowić” – to nie prywatna telewizja, w której płacisz za czas antenowy. Szczególnie w sytuacji, kiedy druga strona wywiera na Ciebie presję, nie przyspieszaj. Daj sobie czas. Naucz się wytrzymywać ciszę i niejasną sytuację. Nie wszystko musi rozstrzygnąć się natychmiast.

Po piąte, zdystansuj się. Potraktuj negocjacje jak GRĘ. Grę w której zależy Ci na wygranej, ale nie aż tak. Jeśli będziesz podchodził do tych rozmów zbyt poważnie, będziesz zestresowany i napięty. Wówczas negocjacje stają się procesem emocjonalnym. Zrób krok do tyłu i spróbuj się po prostu zdystansować. Decydujący jest Twój kontakt z rozumem. Kiedy prowadzisz negocjacje, zawsze zadawaj sobie pytanie „jeżeli coś się nie uda, czy to będzie koniec świata?”. Dystans pozwala zachować spokój nawet w najtrudniejszych sytuacjach i nadaje sprawom właściwe proporcje. Pamiętaj, że „nie” w negocjacjach oznacza „teraz nie”, bez względu na to jak głośno i z jakim oburzeniem jest wypowiedziane.

Negocjacje to także proces zarządzania zmianą. To zatem celowe i świadome działanie, polegające na przeprowadzeniu drugiej strony od jego wyobrażenia na temat warunków transakcji do naszego wyobrażenia lub do wypracowania jeszcze innego rozwiązania, czyli od stanu obecnego do stanu innego, jednoznacznie odmiennego. To proces, który powinien odbywać się w sposób zaplanowany i odpowiednio skoordynowany. Przygotuj się, że w pierwszej fazie być może spotkasz się z wyparciem. To znaczy z sytuacją, w której druga strona może zaprzeczać, że w ogóle do czegoś jej jesteś potrzebna/ny. To etap, na którym Twoim zadaniem jest dostarczenie drugiej stronie informacji – na temat spodziewanych korzyści wynikających z porozumienia i ramowych warunków, w których się musicie odnaleźć. Pozwól drugiej stronie okazać złość i frustrację wynikającą z zawodu i rozczarowania. Zachęć do analizy korzyści, które jej proponujesz. Traktuj oznaki niechęci jako naturalne sygnały przejścia do drugiej fazy, czyli do fazy oporu. Druga strona może wyrażać opór na różne sposoby: poprzez otwartą walkę, czyli bycie agresywnym, sarkastycznym, deprecjonującym, walczącym i dominującym lub poprzez uciekanie, czyli milczenie czy przekładanie terminów. Okaż zrozumienie dla emocji partnera. Pokazuj, że zmiana jest konieczna i nieunikniona. Zachęcaj do konstruktywnego myślenia. Pomóż drugiej stronie dostrzec pozytywne aspekty zmiany. Trzecia faza to faza próby. Twój partner w negocjacjach przekonuje się, że nie ma innego wyjścia, powoli zaczyna akceptować zmianę. Nadal ubolewa nad utratą tego, co spodziewał się dostać, a nie dostanie, ale najgorsze mamy już za sobą. „Ta cała zmiana wygląda lepiej niż się to wydawało na początku”. Zaczyna dostrzegać pierwsze korzyści ze zmiany. Zaczynają się eksperymenty z usprawnieniami i z nowymi zachowaniami. Ludzie zastanawiają się także, co zmiana przyniesie im samym. „Jak sobie poradzę w tej sytuacji?” jest częstą myślą. Wspieraj Twojego kontrahenta – wciąż może cofnąć się do oporu. Dopinguj go! To moment, w którym Twój partner przechodzi do czwartej i ostatniej fazy zmiany – adaptacji. Wreszcie następuje ten moment, gdy zaproponowane przez nas warunki stają się rzeczywistością. Zmiana staje się normą, a partner rozumie korzyści, jakie za sobą niesie, takie rozwiązanie. I znów chce wrócić do prowadzenia interesów z Tobą.

Jeśli spotykasz się z agresją po drugiej stronie stołu negocjacyjnego pamiętaj, że Twoim zadaniem jest przeprowadzenie Twojego kontrahenta od zaprzeczenia do akceptacji Twoich warunków. To może być dla niego trudne doświadczenie, a Ty, poprzez cierpliwe i niewzruszone zachowanie, możesz mu w tym pomóc, jasno informując o Twoich oczekiwaniach i ograniczeniach.

Po szóste, druga strona w negocjacjach jest źródłem Twoich korzyści, a o każde źródło korzyści warto dbać. Jedno wymaga więcej cierpliwości inne mniej, ale na ogół opłaca się dbać o swoich partnerów w negocjacjach.

Po siódme, nakreśl ramy rozmowy tak, żeby obejmowała oferowaną przez Ciebie wyjątkową wartość. Badania i doświadczenie wskazują, że ludzie, którzy negocjują, myśląc „co zrobię, jeśli nie dojdzie do transakcji?” osiągają gorsze wyniki niż ci, którzy koncentrują się na tym, co w takim wypadku spotka druga stronę. Kiedy zbyt mocno skupiasz się na swojej przyszłej sytuacji – szczególnie jeśli w razie zerwania rozmów masz ograniczone pole manewru, myślisz gorączkowo o tym, co trzeba zrobić, żeby skłonić drugą stronę do porozumienia, osłabiasz się. Kiedy czynisz tematem rozmów to, co spotka drugą stronę jeśli nie dojdzie do transakcji, nakreślasz ramy rozmów tak, że obejmują oferowana przez Ciebie wyjątkową wartość. Ułatwia to uzasadnienie, dlaczego oczekujesz dobrych warunków transakcji.

Każdy człowiek oraz każda organizacja mają jakieś słabe strony. Zamiast martwić się, że Twoje słabości zostaną ujawnione, powinieneś skupić się na tym, jak wykorzystać swoje atuty w jak najwyższym stopniu. Gdy występujesz z pozycji obronnej z obawy przed ujawnieniem słabości, to o wiele trudniej jest Ci zachować pewność siebie, przez co odkrycie Twych słabości staje się jeszcze łatwiejsze. Twój partner w negocjacjach widzi tylko to, co zdecydujesz się mu pokazać. Zastanów się, co chcesz mu pokazać i jak to zbuduje Twoją siłę w jego oczach.

Nie sztuką jest negocjować kiedy trzymamy w ręku pistolet, gdy stoi za nami logo międzynarodowej korporacji lub nasza siła wynika z pełnionej funkcji. A jednak bardzo często słabszy obiektywnie partner osiąga swoje cele w relacji z silniejszą drugą stroną. Władza to zdolność, albo możliwość przeprowadzenia określonych działań, kontrolowania ludzi, wydarzeń, sytuacji oraz samego siebie. Jednakże władza to tylko kwestia percepcji. Jeżeli myślisz, ze masz władzę to ją masz. Jeśli myślisz, że jej nie masz, to nawet jeśli ją masz, nie masz jej. Mówiąc w skrócie masz więcej władzy jeżeli wierzysz, że ją masz i jeżeli traktujesz życiowe potyczki jako negocjacje.