Jeden z moich klientów zadał mi pytanie o to, jak najskuteczniej wdrożyć pracownika do pracy w zespole. Pracownika zrekrutowanego online,  który nigdy nie widział „na żywo” swojego szefa, członków swojego zespołu, biura, etc. I zapowiada się (przynajmniej u tego klienta), że długo jeszcze ich nie zobaczy. Porozmawiałem z kilkoma osobami o podobnych doświadczeniach, zasięgnąłem inspiracji u liderów, którzy mierzą się z tym wyzwaniem oraz wreszcie sam zadałem sobie pytanie, czego ja bym oczekiwał w takiej sytuacji. Oto kilka rzeczy, które rekomenduję. Ale może na przykładzie…

Przedstawiam Państwu Basię.

Basia została zrekrutowana na stanowisko kluczowego pracownika zespołu analitycznego w firmie z branży ubezpieczeniowej. Zarówno proces aplikacji, jak i rozmowy rekrutacyjne odbywały się online. Basia ani razu nie spotkała się ze swoim szefem, ani z członkami zespołu. Minęło kilka tygodni. Basia właśnie odbyła rozmowę ze swoim przełożonym (video), której celem była weryfikacja kontraktu wdrożeniowego. Sukces wdrożenia Basia i lider podsumowali 4 kluczowymi rzeczami, które pomogły Basi w wejściu do firmy, zespołu i w nowe zadania:

1. Rola szefa we wdrażaniu. Osobiste zaangażowanie w ustalenie zasad współpracy na linii: szef – pracownik oraz pracownik – zespół.
2. Wprowadzenie pracownika do organizacji poprzez odbycie wspólnych spotkań online z kluczowymi funkcjami, z którymi Basia będzie współpracować. Spotkania te były wspierane/inicjowane przez szefa.
3. Regularne spotkania 1:1, których celem było monitorowanie procesu wdrożenia. Co ważne, spotkania były kontekstowo różne od spotkań statusowych związanych z realizowanymi zadaniami (dotyczyły procesu wdrożenia, poznawania firmy, wrażeń, wątpliwości, etc.).
4. Aktywności typu incentive (w wersji online), które były inicjatywą szefa mającą na celu zbudowanie zespołu na nowo (nowy pracownik – nowy proces zespołowy).

Oczywiście wszystkie te aktywności odbywały się online. Dla wdrażającego lidera kluczem do efektywności procesu wdrożenia było maksymalne wykorzystanie możliwości, jakie dają okoliczności przyrody, w których przyszło nam pracować. Rozmowa video z włączoną kamerą jest absolutną podstawą. Jeśli Basia lub ktokolwiek z zespołu nie miał możliwości technicznych, rozmowa była przekładana.

Jak widać kluczem do efektywnego wdrożenia pracownika było osobiste zaangażowanie bezpośredniego przełożonego i zadbanie o maksymalne wykorzystanie posiadanych środków i możliwości technicznych, aby zmniejszyć niebezpieczeństwo bycia tylko nową ikonką „na zoomie”.

Dlaczego jest to takie istotne?

Kiedy nie mamy (jako nowy pracownik) możliwości obserwacji i uczenia się innych w trybie ciągłym, m.in. przez bezpośrednie obcowanie z zespołem, proces uczenia się nowego może przebiegać wolniej, a już na pewno inaczej. Kiedy dodatkowo wszystkie interakcje odbywają się online, gdzie mimo wszystko jest bariera bezpośrednich relacji, bo choćby nie patrzymy sobie w oczy, gdyż nawyk mówienia do kogoś, patrząc na twarz w ekranie, a nie do kamery w komputerze, uniemożliwia bezpośredni kontakt wzrokowy. Wreszcie, kiedy obraz danej osoby (szefa, czy członka zespołu) budujemy jedynie na podstawie treści maili, ich częstotliwości, stylu pisania, etc. – to może się okazać, że powstaje zupełnie inne wyobrażenie niż zainteresowani by sobie tego życzyli. W świecie wirtualnym bardzo szybko tworzą się bowiem interpretacje, nie wszystkie zgodne z rzeczywistością czy intencjami.

Wydaje się więc, że odpowiednie wdrożenie, nauczenie się innych i organizacji staje się działaniem kluczowym. Kluczowym z perspektywy lidera, który przecież nie chce budować „nieprawdziwych obrazów” siebie czy też nie chce tracić czasu na nieefektywną realizację zadań i błędy pracowników. Wdrożenie nowego pracownika to zadanie niełatwe. W świecie wirtualnym wydaje się podwójnie trudne. Jednak jak widać liderzy mają wokół siebie środki i możliwości, które odpowiednio wykorzystane pozwolą odnieść sukces.