Zapraszam do chwili refleksji nad emocjami w negocjacjach. Mówimy, że negocjacje są ciągłym balansowaniem pomiędzy dumą a chciwością (zyskiem). Czasami tak wysoko „wyceniamy” swoją dumę, że pod wpływem emocji jesteśmy w stanie zrezygnować ze sporych zysków.

Wyobraźmy sobie taką sytuację –  jesteś przedstawicielem dużej polskiej firmy budowlanej O. Pracujesz w dziale zakupów i odpowiadasz za pozyskiwanie i kontraktowanie podwykonawców w obszarze budownictwa energetycznego. Od kilku tygodni prowadzisz rozmowy z dostawcą betonu XYZ, który ma dostarczać beton na prowadzoną przez firmę O budowę nowego bloku energetycznego Elektrowni Jaworniki.

XYZ składał swoją ofertę jeszcze w fazie przetargu. Opiewała ona wówczas na 1,5 mln złotych brutto. Kiedy wygraliście postępowanie, standardowo zebraliście od podwykonawców zaktualizowane oferty. Ku twojemu zdziwieniu, okazało się że tym razem firma XYZ wyceniła swoje usługi na 1,8 mln złotych!

Nie masz pojęcia, skąd bierze się tak duża różnica w wartości aktualnej oferty i tej sprzed kilku miesięcy. Masz poczucie, że prezes XYZ zagrał wyjątkowo nieczysto – skusił Cię niską ceną na etapie przetargu, tylko po to by postawić cię pod ścianą w momencie realizacji inwestycji. Nie zamierzasz jednak ulec szantażowi. Masz jeszcze oferty od dwóch konkurencyjnych podwykonawców. Nie były one wprawdzie tak atrakcyjne, jak pierwotna oferta XYZ, jednak teraz zaczynasz je z powrotem brać pod uwagę. Mowa o firmie A (1,7 mln zł) oraz B (1,65 mln zł). Oczywiście nie masz pewności, czy ich oferty również nie podrożały, jednak jest to dla Ciebie ważny punkt odniesienia w tych negocjacjach.

Za chwilę spotykasz się z prezesem firmy XYZ. Zamierzasz powiedzieć mu wprost, co myślisz o jego zagrywkach i nakłonić za wszelką cenę do pozostania przy pierwotnej cenie 1,5 mln (ostatecznie możesz zgodzić się na 1,6 mln). Zdajesz sobie sprawę, że dla stosunkowo niedużej firmy jaką jest XYZ, współpraca z O jest absolutnym priorytetem. Powinni zdawać sobie sprawę z tego, że jeżeli się teraz nie dogadacie, ich pozycja na rynku zdecydowanie osłabnie.

Po drugiej stronie jest prezes firmy XYZ, zajmującej się produkcją i sprzedażą betonu towarowego i prefabrykatów budowlanych. Głównym źródłem dochodów XYZ jest podwykonawstwo w dużych inwestycjach realizowanych przez największe polskie firmy budowlane.

Okazało się, że aby sprostać wymogom Twojej firmy, XYZ musi korzystać z trzech stacjonarnych wytwórni betonu (pierwotna oferta zakładała korzystanie z dwóch, co znacząco obniżało koszty). Ponadto, aby zapewnić optymalną częstość dostaw betonu, zaplanowali uruchomienie dodatkowej mobilnej wytwórni betonu na terenie elektrowni. Łącznie podrożyło to ich pierwotną ofertę o 300 000 zł. Prezes uważa, że nie jest to dużo, biorąc pod uwagę zmiany jakie zostały wprowadzone przez O do zapytania ofertowego.

Dla prezesa współpraca z tak dużą firmą jak Twoja jest niezwykle istotna, jednak nie może dokładać do interesu. Jeśli O nie zmieni wymogów technicznych, to prezes nie zejdzie z ceny więcej niż 60 tys. zł.

Wydawałoby się, że sytuacja jest dość prosta. Wystarczy tylko wyjaśnić kwestię wymogów technicznych i już. A jednak…

Pierwsze co padło na spotkaniu, to Twój żart: „oj nieładnie tak nas oszukiwać, nieładnie”. Prezes odpowiedział: „uczymy się od najlepszych, w końcu wszyscy wiemy, jak wygląda transparentność Waszej firmy” i to też miał być żart.

Następnie przystąpiliście już do właściwych negocjacji. Jak można się domyślić, nie przebiegały one w dobrej atmosferze. I Ty i prezes próbowaliście raczej pokazać, kto jest mistrzem ciętej riposty. Kwestie dotyczące wymogów technicznych wyjaśniali pozostali członkowie zespołów negocjacyjnych. Udało się dość znacznie zbliżyć cenowo. Zespoły umówiły się na kolejne spotkanie, już finalizujące rozmowy.

Po rozmowach byłeś naprawdę wściekły. Czułeś, że nie wypadłeś do końca tak, jakbyś chciał. Czułeś się poniżony przez prezesa XYZ w oczach swoich ludzi. Nie dość, że prezes zdecydowanie lepiej znał się na przedmiocie rozmów, to był jeszcze był błyskotliwy, a chwilami wręcz arogancki. Miałeś jasność, że zrobisz wszystko, by z XYZ nie pracować, szczególnie, że współpraca miałaby się toczyć przez kilka miesięcy, a może i dłużej. Poza tym i tak pewnie bezpieczniej będzie pracować z większym dostawcą.

Finalnie pracownicy przekonali Cię, że oferta firmy XYZ jest najkorzystniejsza i najbezpieczniejsza. Jednak masz pewność, że przy każdej nadarzającej się okazji będziesz mówił o nich źle, a o prezesie, to już na pewno!

Sytuacja jest fikcyjna i nie oddaje zapewne realnych emocji, które się pojawiały. Przypomnijcie sobie jednak własne negocjacje. Czy zdarzają Wam się sytuacje, w których relacja z partnerem negocjacyjnym jest na tyle trudna, że najchętniej byście ją przerwali? Nie chodzi tu o trudności dotyczącą ceny, czy innych warunków rzeczowych, tylko o samą relację, sposób traktowania itd. Jeżeli tak, to znaczy, że tym bardziej należy zadbać o tę relację i nie dać ponieść się emocjom.

W języku negocjacyjnym mówimy „idź na galerię”. Czyli policz do dziesięciu, zapisz maila w skrzynce roboczej, wróć z odpowiedzią za jakiś czas, przegadaj z kimś daną kwestię i dopiero odpowiedz. Nie rób wtedy niczego pochopnie, by później nie żałować swojej decyzji. Partner negocjacyjny powinien wyjść z satysfakcją, a Ty z zyskiem. Jeżeli jego satysfakcja zależy, np. od tego, że ma poczucie wyższości – daj mu ją! Nie wchodź w ping-pong słowny, to nie przybliży Cię do celu, a tylko skieruje rozmowy na pozamerytoryczne wątki.