Każdego dnia liderzy podejmują szereg decyzji, od tej komu wydelegować przygotowanie raportu kwartalnego, poprzez wybór menu na kolację świąteczną, po decyzję jaki zaplanować budżet na kolejny rok. Jednocześnie decyzje te różnie są przyjmowane przez zespół, na który ta decyzja ma wpływ. Czasem zespół ją przyjmuje i wdraża w życie, czasem pojawia się opór przed jej przyjęciem, a czasem decyzje są bojkotowane i mimo najszczerszych chęci lidera nie dochodzi do ich implementacji.

Wielu menedżerów zastanawia się, w jaki sposób zabezpieczyć się przed negatywnymi konsekwencjami podejmowanych decyzji i jak doprowadzać do ich wdrożenia, dbając przy tym o ich jakość, koszty, jakie te decyzje generują, oraz ewentualny rozwój zespołu. Jak zatem podejmować decyzje w dobrym stylu?

Style angażowania zespołu w podejmowanie decyzji

Każda z decyzji może być podjęta przy różnym stopniu zaangażowania zespołu. Można użyć stylu najbardziej dyrektywnego, gdy lider podejmuje decyzję sam, tylko informując o niej zespół. Można korzystać z konsultacji indywidualnej, gdy lider przedstawia problem członkom zespołu w trakcie indywidualnych spotkań, słucha ich opinii i sugestii, a następnie podejmuje decyzję. Kolejnym wariantem jest zastosowanie konsultacji zespołowej, gdy lider przedstawia problem członkom zespołu w czasie wspólnego spotkania, wysłuchuje ich opinii i sugestii, a następnie podejmuje decyzję.

Można też zastosować styl decyzyjny nazywany facylitacją. W czasie wspólnego spotkania lider prezentuje problem członkom zespołu, pełniąc funkcję facylitatora. Do jego zadań należy wtedy zdefiniowanie problemu, przedstawienie jego ram i ograniczeń, w których ma być podjęta decyzja (np. jaki budżet możemy przeznaczyć na zorganizowanie kolacji świątecznej). Lider wspiera zespół w uzyskaniu decyzji opartej na konsensusie i sam poniekąd staje się członkiem zespołu. Jego głos w dyskusji ma taką samą wagę jak głos pozostałych osób.

Najbardziej partycypacyjnym stylem jest delegowanie decyzji na zespół. W tej sytuacji lider pozwala zespołowi podjąć decyzję w określonych przez niego ramach. Grupa zajmuje się analizą problemu, określa proces poszukiwania rozwiązania i wybiera jedno lub kilka rozwiązań. Lider nie bierze bezpośredniego udziału w tym procesie, chyba że zespół wyraźnie tego oczekuje. Rolą lidera jest wspieranie zespołu przez zapewnienie mu niezbędnych zasobów oraz zachęcanie i dopingowanie do podjęcia decyzji.

Liderzy często intuicyjnie wybierają jeden z powyższych stylów. Co więcej, w wielu sytuacjach stosują jedną, preferowaną przez siebie metodę. Czasem wynika ona z domniemanych przez nich oczekiwań firmy. Liderzy tłumaczą sobie, że skoro są menedżerami, to od nich szef oczekuje decyzji, to oni będą za tę decyzję odpowiedzialni, powinni ją zatem sami podjąć. Czasem metoda wynika z indywidualnego stylu pracy z zespołem. Wielu liderów decyduje się konsultować decyzje z członkami zespołu, gdyż czują, że tak powinni, a wciąganie zespołu w proces decyzyjny sprawi, że łatwiej będzie później o akceptację przez wszystkich podjętych ustaleń.

Każdy z powyższych stylów decyzyjnych czy też stylów angażowania zespołu w proces podejmowania decyzji może być efektywny przy spełnieniu określonych warunków. Co ciekawe, każdy z nich może dać inny efekt na etapie wdrożenia. Dla przykładu członkowie zespołu inaczej mogą odebrać decyzję o rozdziale zadań między poszczególne osoby w projekcie, gdy to lider rozdzieli zadania, a inaczej, gdy to zespół w ramach dyskusji tę decyzję wypracuje. Co więcej, obie metody mogą dać dokładnie ten sam rezultat w postaci przydzielenia zadań poszczególnym osobom. Jednakże sposób dojścia do decyzji może mieć niebagatelne znaczenie.

Od czego w związku z tym zacząć, żeby zwiększyć prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu w sytuacjach decyzyjnych?

Tworzenie zespołu decyzyjnego

Tworząc zespół i dobierając jego członków, powinieneś brać pod uwagę przede wszystkim te osoby, które mają największą wiedzę w danej sprawie. Jeżeli problem jest złożony, to prawdopodobnie zespół powinien być większy, gdyż jedna czy dwie osoby rzadko mają wystarczająco szeroką wiedzę. W takim wypadku warto rozważyć zaangażowanie osób, które będą umiały spojrzeć na problem z różnych perspektyw − mogą to być osoby z różnych działów lub mające różne specjalizacje. Jeżeli jest taka możliwość i jest to uzasadnione, rozważ, czy do zespołu nie mógłbyś zaangażować klientów lub dostawców.

Kiedy na liście potencjalnych członków zespołu znajdą się już kompetentne osoby, zastanów się, czy nie brakuje ludzi, których wsparcie będzie konieczne dla efektywnego wdrożenia decyzji. Jeżeli tak, to dodaj ich do listy.

Policz, ilu członków zespołu znajduje się na wstępnej liście. Jeżeli jest ich więcej niż ośmiu, poważnie rozważ zmniejszenie grupy, tak aby mogła pracować efektywnie. Ograniczając liczebność zespołu, weź pod uwagę warunki logistyczne, które mogą utrudniać niektórym jego członkom uczestnictwo w pracach grupy (odległość, możliwość dojazdu). Osoby, które wyeliminujesz z zespołu, mogą pełnić funkcję doradców − dzięki temu ciągle będziesz mógł wykorzystać ich wiedzę i spojrzenie.

Wybór stylu decyzyjnego

Weź pod uwagę kilka czynników sytuacyjnych, które pomogą Ci wybrać metodę pracy z zespołem. W pierwszej kolejności zastanów się, na ile dana decyzja ma znaczenie dla firmy i jakie konsekwencje przyniesie (jeszcze nie wiedząc na tym etapie, jaka ta decyzja będzie). Kolejnym czynnikiem jest to, na ile jako lider czujesz się ekspertem w dziedzinie, w której decyzja ma być podjęta. Na ile masz poczucie, że potrafisz znaleźć dobre rozwiązanie problemu bez konsultacji z zespołem.

Z drugiej strony warto przyjrzeć się ekspertyzie zespołu potrzebnej do przeprowadzenia analizy problemu i opracowania efektywnego planu jego rozwiązania. Na zespół należy spojrzeć całościowo, biorąc pod uwagę sumaryczny zasób wiedzy jego członków. Może się zdarzyć tak, że zespół składa się z samych ekspertów, jednakże nieposiadających umiejętności pracy w zespole, koniecznych do wspólnego rozwiązania problemu. Żeby grupa mogła efektywnie pracować nad problemem, potrzeba zarówno wiedzy technicznej, jak i kompetencji społecznych.

Zastanów się również czy efektywne wdrożenie podjętej decyzji nie wymaga istotnego zaangażowania i współpracy zespołu. Czasami kwestia, której dotyczy decyzja, ma tak wielkie znaczenie dla zespołu, że można się spodziewać jego sprzeciwu czy wręcz oporu wobec decyzji podejmowanych bez jego udziału. Warto jednak pamiętać, niekiedy zespół może chcieć całkowicie zdać się na decyzję lidera. Będzie to uzależnione od tego czy zespół postrzega go jako eksperta, w jakim stopniu obdarza go zaufaniem oraz uważa, że podjęcie decyzji należy do niego. Warto też wziąć pod uwagę umiejętność przekonania zespołu do zaangażowania się we wdrożenie podjętej decyzji.

Ogromne znaczenie przy wyborze sposobu zaangażowania zespołu może mieć czas – nie tylko jego ilość, ale też to, czy są inne sprawy, zadania priorytety, które odciągają Ciebie lub zespół podjęcia decyzji. Czy macie wystarczająco dużo czasu, żeby spokojnie zająć się analizą problemu i dochodzeniem do rozwiązania? Warto również zastanowić się, czy przez zaangażowanie zespołu chcę osiągnąć dodatkowy efekt w postaci jego rozwoju. Czy chcę, żeby dzięki temu wzrosła wiedza członków zespołu, co do rozwiązywania podobnych  problemów decyzyjnych w przyszłości? A może zależy mi na tym, aby zespół lepiej z sobą współpracował w sytuacjach decyzyjnych lub czuł się bardziej związany z organizacją czy też projektem, nad którym pracuje?

Spojrzenie na te czynniki pozwoli zastanowić się, który styl decyzyjny będzie najefektywniejszy w danej sytuacji.

Efektywne stosowanie stylu decyzyjnego

Gdy podejmiesz już decyzję, w jakim stopniu chcesz zaangażować zespół w proces decyzyjny, zadbaj o to, żeby członkowie zespołu nie mieli wątpliwości, który styl jest przez Ciebie stosowany.

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się wybrać konsultację indywidualną czy zespołową, przychodź na spotkania z otwartą głową. Słuchaj uważnie tego, co ludzie mają Ci do powiedzenia, jaka jest ich perspektywa, jakie mają argumenty. Dzięki temu możesz zobaczyć problem z innej strony, której nie dostrzegałeś wcześniej. To do Ciebie będzie należało ostateczne podjęcie decyzji. Przychodzenie jednakże na spotkania z podjętą już decyzją, przekonywanie poszczególnych osób do swoich racji oraz próba uzyskania ich poparcia dla (wybranego i tak) rozwiązania zniechęci zespół do angażowania się w przyszłości w procesy decyzyjne. A przecież poza samym podjęciem decyzji ważne jest zapewnienie zaangażowania zespołu w jej wdrożenie.

W sytuacji, gdy zdecydowałeś się na facylitację, zadbaj o to, żeby na początku spotkania jasno zdefiniować problem decyzyjny, który przed Wami stoi. Określ, jakie uwarunkowania oraz ramy należy wziąć pod uwagę przy podjęciu decyzji. Warto jednocześnie uzasadnić, dlaczego w takim gronie będziecie podejmowali decyzję, oraz wyjaśnić, jak będzie wyglądał proces wyboru rozwiązań. Zadbaj, aby wszystkie osoby miały okazję do wyrażenia własnego zdania i przedstawienia swojej perspektywy. Bądź jednocześnie ostrożny, aby Twoje pomysły nie były faworyzowane tylko dlatego, że na przykład jesteś przełożonym. W tym stylu prawo głosu i wpływu na ostateczną decyzję macie na równych prawach. Decyzję podejmijcie kolegialnie, pamiętając przy tym, że są różnego rodzaju narzędzia, które wspierają wybór najlepszych rozwiązań z przedstawionej palety pomysłów, jak na przykład macierz How-Now-Wow.

W sytuacji, gdy zdecydowałeś się na delegowanie, zadbaj o to, żeby jasno zdefiniować zagadnienie decyzyjne oraz ramy, w których decyzja powinna zostać podjęta (ograniczenia budżetowe, czasowe, uwarunkowania wewnętrzne i zewnętrzne). Przekaż zespołowi, jakie masz w stosunku do niego oczekiwania, oraz podaj informację, że decyzja należy do zespołu, a Ty w procesie decyzyjnym nie będziesz brał udziału. Jednocześnie zapewnij zespół, że zaakceptujesz podjętą przez niego decyzję. Co więcej, ważne jest, aby nie skończyło się jedynie na deklaracji, gdyż w przeciwnym razie można bezpowrotnie stracić zaufanie zespołu.

Jaki jest algorytm postępowania w przypadku podejmowania decyzji?

Jako liderzy możemy korzystać z różnych stylów decyzyjnych, gdyż każdy z nich będzie efektywny w zależności od sytuacji, w jakiej się znaleźliśmy. W pierwszej kolejności warto jasno i jednoznacznie zdefiniować problem decyzyjny. Na tej podstawie oraz dzięki analizie czynników sytuacyjnych trzeba wybrać najbardziej efektywny w danej sytuacji styl angażowania zespołu. Następnie należy dobrać zespół (o ile mamy taką możliwość), który wesprze proces decyzyjny od strony kompetencji merytorycznych i umożliwi wdrożenie decyzji. Potem nie pozostaje nic innego, jak konsekwentnie ten styl stosować, pamiętając przy tym o różnych pułapkach, na które można się natknąć. A gdy już mamy podjętą decyzję, to czas na jej wdrożenie. Natomiast troska o efektywność wdrożenia to już temat na kolejny artykuł…