Mój syn rozpoczął w tym roku szkolnym lekcje fizyki. Z wielkim zaangażowaniem zaczęliśmy gromadzić podręczniki i pomoce, które mogą mu się przydać. W praktycznej książeczce: „Jak działają maszyny – interaktywny przewodnik po maszynach prostych i mechanizmach”[*] moją uwagę przykuł tekst: Dźwignia to maszyna prosta, która pomaga nam przemieszczać rzeczy mniejszym nakładem sił. Dźwignia działa w ten sposób, że zmniejsza wartość siły potrzebnej do podniesienia ciężaru, dzięki czemu cała praca staje się łatwiejsza. Im bliżej ciężaru jest punkt podparcia, tym łatwiej będziemy mogli go podnieść.

Czyli kluczowe są: określenie, jaki ciężar chcę przemieścić i decyzja, gdzie przyłożyć punkt podparcia – pomyślałam.

Co to ma wspólnego z naszą pracą? Codziennie z naszymi klientami dyskutujemy o tym, jak zaplanować projekt rozwojowy, aby jak najlepiej wesprzeć ich plany i cele biznesowe, a przy okazji zrobić to przy optymalnym zaangażowaniu nakładów. Studium przypadku współpracy z Rohlig Suus Logistics dobrze oddaje model, zgodnie z którym pracujemy, przygotowując projekt rozwojowy.

Wyzwanie, przed którym stanęliśmy

Rohlig Suus Logistics jest największym polskim kompleksowym operatorem logistycznym. Firma jest postrzegana jako jedna z najbardziej innowacyjnych i elastycznych na rynku. Jako polska firma o międzynarodowych korzeniach jest niezależna kapitałowo, posiada swobodę podejmowania decyzji, działa szybko, w oparciu o płaską strukturę zarządzania, bez skomplikowanych i rozbudowanych procedur, co oszczędza czas i pieniądze jej klientów.

Intensywny rozwój firmy oraz dynamicznie zmieniająca się sytuacja w branży logistycznej sprawiły, że Rohlig Suus Logistics zdecydowała się na wdrożenie efektywnych zmian, które będą odpowiedzią na ewoluujące otoczenie rynkowe.

Pod koniec pierwszego półrocza 2018 roku, firma zgłosiła się do nas z potrzebą rozwoju kompetencji negocjacyjnych sił sprzedaży. Intencją było wsparcie Opiekunów handlowych klientów i ich menedżerów w przygotowaniach do przeprowadzania rozmów z klientami na temat współpracy i jej rozwoju.

Podejście House of Skills – trzywymiarowy model przygotowania

Podejście House of Skills zakłada, że każde działanie rozwojowe jest zmianą (zachowań, postaw, nawyków, itp.), która ma przynosić zamierzony rezultat. Wraz z klientami właściwie definiujemy cel, uwzględniając perspektywy wszystkich odbiorców projektu, bierzemy pod uwagę kontekst w którym działają uczestnicy naszych warsztatów i szkoleń, a także szukamy i koncentrujemy się na działaniach, które przyniosą największy rezultat przy możliwie najmniejszych nakładach (punktach przyłożenia dźwigni).

We współpracy z Managerem HR Rohlig Suus Logistics zdecydowaliśmy się na trzywymiarowy model przygotowania zmiany, który idealnie wplata działania rozwojowe w codzienność zawodową uczestników i zapewnia rezultat biznesowy.

Wymiar 1: Projektowanie zmiany

Warsztat „Projektowanie zmiany” angażował sponsorów i menedżerów najwyższego szczebla w otwarty dialog na temat celów i spodziewanych efektów projektu rozwojowego dla pracowników. Pojawiały się takie pytania jak:

• Gdzie aktualne jesteśmy?
• Co chcemy osiągnąć?
• Jakich efektów oczekujemy?
• Jak będziemy je mierzyć?

Efektem sesji było sformułowanie wspólnego, zrozumiałego dla wszystkich, mierzalnego celu, który będzie miarą sukcesu projektu.

Z uwagi na różnorodną specyfikę i kontekst w których pracują, menedżerowie zdecydowali się dodatkowo zdefiniować rezultaty cząstkowe na poziomie swoich zespołów. Aby realizacja oczekiwanego rezultatu końcowego była możliwa, znalazły one swoje odbicie w indywidualnych planach działania ich podwładnych.

Następnie uczestnicy pracowali nad kontekstem, w którym wdrażają zmianę, w wyniku czego powstała lista czynników rynkowych/zewnętrznych i wewnętrznych, które wpływają pozytywnie i negatywnie na wdrożenie zmiany i osiągnięcie zdefiniowanego rezultatu biznesowego. Powstały także plany działań niwelujących określone bariery.

Ostatnim etapem warsztatu było ostateczne wypracowanie i zaakceptowanie procesu rozwoju oraz odpowiedzenie sobie na pytanie: Co można zrobić na poziomie organizacji, systemów oraz działania kluczowych osób zarządzających firmą, aby ten proces wesprzeć? W skrócie: Gdzie jest punkt podparcia, do którego można przyłożyć siłę? Identyfikacja dźwigni istotnych dla osiągnięcia celu i zakontraktowanie planu ich „przyłożenia” zakończyła intensywny, półdniowy warsztat.

Wymiar 2: Projektowanie wsparcia w rozwoju

Warsztat „Projektowanie wsparcia w rozwoju” miał za zadanie zakontraktować z bezpośrednimi przełożonymi niezbędne wsparcie w realizacji indywidualnych planów działania, które uczestnicy mieli wypracowywać na zakończenie szkoleń.

Obecni na warsztacie przełożeni mieli okazję przy tym poznać ostateczny kształt procesu rozwoju, i – co okazało się bardzo ważne – rozwinąć praktyczne umiejętności i przygotować się do prowadzenia rozmów o rozwoju.

Wymiar 3: Badanie potrzeb i zaangażowanie uczestników procesu rozwoju

Równolegle do działań z grupą kluczowych menedżerów i bezpośrednich przełożonych Opiekunów handlowych klientów, przeprowadziliśmy ankietę on-line uzupełnioną o wywiady telefoniczne z wybranymi uczestnikami. Pytaliśmy o specyfikę pracy, rozmów negocjacyjnych, trudności w procesie negocjacyjnym, o ważne sprawy związane z negocjacjami. Uzyskane informacje pozwoliły nam jeszcze lepiej zrozumieć kontekst uczestników oraz dostosować programy do specyficznych potrzeb grupy. Na podstawie zebranych informacji przygotowaliśmy narzędzia szkoleniowe: case`y, scenki, gry i symulacje negocjacyjne.

Wdrożenie procesu rozwojowego

Tak przygotowana organizacja, menedżerowie najwyższego szczebla oraz bezpośredni przełożeni Opiekunów handlowych klientów, uczestnicy oraz konsultanci House of Skills przystąpili do realizacji programów szkoleniowych.

Aktualnie jesteśmy w trakcie realizacji programu, który obejmuje dwa dwudniowe spotkania szkoleniowe i indywidualne działania wdrożeniowe podnoszące efektywność uczestników. Nie możemy więc jeszcze stwierdzić, czy ustalony w czasie warsztatu „Projektowanie zmiany” rezultat biznesowy zostanie osiągnięty.

Na bieżąco monitorujemy jego efekty na poziomie:

• zawartości merytorycznej, dopasowania do specyfiki i zadowolenia uczestników z programów szkoleniowych,
• jakości stwarzanych planów działania,
• jakości współpracy na linii przełożony-podwładny i prowadzonych rozmów o rozwoju

Menedżerowie Rohlig Suus Logistics koncentrują się na realizowaniu miar sukcesu dla swoich zespołów poprzez monitorowanie wdrażania indywidualnych planów przez ich podwładnych.

Według naszych wstępnych wyliczeń około 75% uczestników odbyło rozmowy o rozwoju ze swoimi przełożonymi, indywidualne plany działań zostały zrealizowane w ponad 70% (na miesiąc po szkoleniu) i wszyscy uczestnicy zauważyli poprawę jakości i skuteczności swoich działań w obszarze, którego dotyczy projekt.

Szczególnie zadowoleni jesteśmy z zaangażowania uczestników, zarówno w trakcie warsztatów na sali szkoleniowej, jak i na etapie uzgadniania i realizowania planów działań. Słyszymy od nich, że programy i cały proces jest w 100% spójny z sytuacją, specyfiką i rytmem ich pracy.

Menedżerowie natomiast podkreślają, że ich zaangażowanie w proces rozwojowy, począwszy od etapu formułowania oczekiwanych rezultatów, poprzez wsparcie uczestników w realizacji indywidualnych planów wdrożenia, kończąc na monitoringu i ocenie rezultatów wpłynęło na poczucie sensu biznesowego i odpowiedzialność za przebieg projektu.

Poniżej zamieszczemy opinie o naszej współracy przedstawicieli Rohlig Suus Logistics, a także ekspertki House of Skills, prowadzącej warsztaty w projekcie:

Jacek Głowacz, HR Manager, Rohlig Suus Logistics Wysoko oceniam zarówno proces tworzenia założeń projektu, jak i późniejszą wspólną twórczą pracę nad szczegółowym doborem narzędzi i identyfikacją potrzebnych zasobów. Przeprowadzenie dobrej, dogłębnej analizy potrzeb i zaangażowanie przełożonych w zmianę sprawiły, że powstał projekt, który odpowiada na potrzeby zarówno uczestników jak i firmy. Anna Soboń, Head of Field Sales and Business Development Road, Rohlig Suus Logistics Rozwiązanie zostało zaprojektowane zgodnie ze zgłoszonymi przez nas potrzebami, które konsultanci z House of Skills zweryfikowali nie tylko na poziomie sponsora, ale również na poziomie kadry menedżerskiej średniego szczebla. Kierownikom regionalnym odpowiadającym za wdrożenie rozwiązań i delegowanie zadań do uczestników szkoleń umożliwiono nie tylko udział w warsztatach, ale przede wszystkim współtworzenie jego zakresu. Wraz ze wsparciem, jakie menedżerowie otrzymali w całym procesie, pomogło to lepiej zrozumieć delegowane zadania oraz wpłynęło na większą świadomość celów. Zaangażowanie i określenie spójnego, możliwego do zweryfikowania celu są niezbędne w procesie planowania i rozliczania efektów procesu rozwoju. Emilia Gawryluk, Konsultantka Wiodąca House of Skills, Trenerka prowadząca warsztaty w projekcie Dotarliśmy do konkretnych mierników biznesowych i połączyliśmy rozwój umiejętności z celami biznesowymi, zrobiliśmy to razem z menedżerami. Mam poczucie, że współpraca wszystkich beneficjentów projektu w procesie jego przygotowania sprawiła, że mam ich pełne zrozumienie, zaangażowanie i wsparcie w trakcie jego realizacji. Kluczowym momentem procesu był warsztat, w czasie którego wraz z menedżerami definiowaliśmy sobie potrzeby, cele i mierniki przedsięwzięcia.